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師大CIO管理使用者需求的秘訣 IT主管要每天花60%的時間溝通

IT部門必須要從組織面和流程面,真正了解使用者的需求,才能提供部門真正需要的IT解決方案,已經是老生常談,但是,當IT部門必須要幫學校開發與維運140多種不同規模大小、不同屬性的系統時,若還要一一去聆聽與滿足各個單位的需求,就是非常困難的事情,臺灣師範大學資訊中心代理主任曾元顯所面對的就是這樣的挑戰。

因為在臺師大的校園內,資訊中心要服務的對象,除了如教務處、學務處、總務處或人事處等行政部門外,還包括了各系所的教學、研究機構的資訊系統,以及需求最雜,也最難被滿足的上萬名臺師大學生,這些都是他所要服務的內部使用者。曾元顯說,要一一滿足每個部門的需求,相當困難,因此,IT主管需要每天花60%的時間,和各部門溝通,一旦溝通順利,後續只花40%的時間,也沒有問題。

2005年,曾元顯從輔仁大學資訊圖書學系,轉任臺師大數位媒體中心的研究員,就是希望可以專心做研究。後來當數位媒體中心併入資訊中心,曾元顯實際參與資訊中心的運作,累積了相當豐富的經驗,讓他對IT建置的實務有更多的了解。

IT部門重在溝通,但業務單位同時要提升資訊運用能力

曾元顯來到資訊中心後,最重要的業務,包含了整合各行政單位、教職人員與學生的校務行政系統。以人事室而言,其業務相當繁雜,需掌控各個單位的員額編制、人事變動與薪資調整等,因此系統設計者最大的難題,在於如何了解各單位的作業流程、揣摩老師、行政人員和學生的使用者習慣,並將這些流程與習慣整合進單一的介面當中。

缺乏統一人事系統情況下,各單位有人事異動、薪資調整等事項,都要匯簽人事室,經常耗時1?2天,相當麻煩。為解決此問題,曾元顯開始帶領三位資訊中心應用研發組的研究員,從頭建置人事系統。

因此,建置人事系統的第一步是,徹底了解複雜的人事資料庫架構,過程中,遇到的第一個關卡是,光是人事資料表,就有100多個,其中3?4個資料表,包含100多個欄位,開發人員需要全面且徹底了解,才能設計程式。不僅如此,人事總局只有2個類別,而臺師大有23個,包括專任助理、產學計畫約聘人員等。因為,如果有老師從其他學校調到臺師大,老師的相關資料就必須從行政院人事系統匯入,因此,臺師大的人事系統必須做到雙向同步,大為增加建置系統的複雜度。

了解行政總局的人事架構後,曾元顯接著了解業務流程的細節,派資訊中心的專案管理師,和使用者做需求訪談,蒐集既有表單,約花半年寫出需求書後,再請需求單位確認。經過多次溝通,資訊人員不但可更了解業務單位的需求細節,也更了解各業務流程之間的連動關係。確認人事室的需求之後,就開始建置雛型系統,做完再請需求單位試用。

如今,當有老師從別的學校調派到臺師大,透過建置完成的人事系統,不但可以將老師在原先單位的所有資料,自動整合進臺師大的人事系統,而且,同時會自動開通該老師的帳號與電子郵件。而時間更從原先的2天,縮短到1?2小時。

另外,在人事系統下,臺師大也建置了事求人系統,供校外人士隨時查閱學校職缺,當求職者登入系統,輸入個人資料後,若順利錄取,個人資料會自動直接進入人事系統,省去人工輸入時間。

或者從外面請調進臺師大的老師,也是需先在事求人系統中輸入個人資料,之後系統會自動將資料匯入學審系統、任免遷調系統。截至2013年10月,利用臺師大事求人系統應徵的人數,已達3,063人。

但是,在建置人事系統的過程中,臺師大資料中心與各單位溝通協調之間,面臨相當大的困難。如2006年,資訊中心建置事求人系統時,雖然事前花一年多,做了詳細的訪談,且人事室主任也簽署了需求書,但是,當人事室主任試用雛型系統時,還是覺得此系統無法符合人事室的需求。

另外,在溝通協調上面,曾元顯遇到的另外一個經驗是,建置教室租借系統之前,學生在租借教室的過程中,教務處和總務處之間,會產生許多溝通協調上面的問題。為解決上述的問題,臺師大資訊中心著手建置教室租借系統。

但是,因為資訊中心臨時在寒假期間建置,只用了1至2個月,完成80%系統的功能,沒有優先將批次作業的功能放進來,直到教室租借系統正式上線,實際運作之後才發現,學生其實存在批次租借教室的需求。

曾元顯說,從上述經驗體悟到,機構組織越龐大,大家對其他組織的了解就越少,也就是說,每個人的知識都有一定的範圍,要做好一件事,就要聯集與交集每個人知識,不然會產生問題。因此他認為,IT主管需要每天花60%的時間與各部門溝通,一旦溝通順利,後續只用40%的時間執行,也沒有問題。

此外,曾元顯表示,當資訊中心短時間很難修改這些問題,業務單位也可自行發展出多種解決辦法,如花1分鐘用Google Doc設計預約單,可以先解決讓學生耗時排隊的問題。

另外,也可以更改租借流程,如研擬教室借用辦法,規定學生借教室一定要前3天預約,之後送交行政會議討論,當學校通過辦法,總務處就爭取到3天的處理時間,這問題並非一定要交由資訊中心,才能解決。

曾元顯說,從上述的經驗體悟到,機構組織越大,大家對其他組織的了以解就越少,也就是說,每個人的知識都有一定的範圍,要做好一件事,就要聯集與交集每個人的知識,不然會產生問題。因此,他認為IT主管需要每天花60%的時間在與各部門溝通,一旦溝通順利,後續只用40%的時間執行,也沒有問題。

建置儲存雲,以滿足使用者需求

臺師大近1?2年,以建置雲端服務為發展重點。曾元顯表示,臺師大校長張國恩曾經說,雖然現在雲端技術這麼發達,但臺師大面對風險比較高的新產品,還是要採取比較謹慎的做法,不要當白老鼠。曾元顯經過1年的評估,因為儲存雲可立即解決人員儲存容量不足的問題,所以曾元顯就以儲存雲為首先建置目標。

今年6月,臺師大正式推出儲存雲服務,提供教職員20GB,在校生10GB的儲存空間,可支援Windows、Mac、Android、iOS等作業系統,有利於行動式管理及網路分享檔案。

建置雲端節能機房 預計PUE達1.6

位於臺師大林口校區的雲端節能機房於去年中開始建置,取得資訊安全認證ISO 27001後,已經於今年3月開始營運。當中共有6臺實體主機,配置480GB RAM,硬碟空間達6.35TB。

另外,運行中的虛擬機器為107臺,日後最大可擴充到3,000-4,000部虛擬機器,且機房為冷通道封閉,空間約為30坪。

預估用電效能(Power Usage Effectiveness,PUE)可達到1.6。

今年7月,臺師大將以雲端機房,做為主要營運的機房,而現在位於臺師大本校區的機房,將會變為備援機房。另外,資訊中心也會持續強化軟體雲服務,與更新教務行政系統、學務行政系統與人事管理系統等。

今年下半年將建置虛擬桌面平臺

曾元顯表示,雖然桌面虛擬化技術有多項優點,但是先前軟體授權費非常高,去年若購買版權,要花7年才會攤平採購成本。但是,今年授權費已經大幅降低,今年臺師大計畫汰換電腦教室的114部電腦,以今年軟體雲的授權費用計算,114部電腦的授權費為90萬元。

另外,因為可以購買精簡型電腦,故每臺成本可以從兩萬多降到一萬多元,立刻省下100多萬,和以前相比,一年可省下20多萬元。因此,待新產品推出,臺師大計畫採用軟體雲服務來汰換114臺電腦。

經費和人事為IT主管的經營重點

曾元顯談起研究時,眼睛閃著熠熠光芒,擔任資訊中心代理主任任內,不但在去年發表3篇享譽國際的SCI論文,同時管理臺師大140多個系統,服務上萬名學生。他為了在行政工作繁忙之餘,也騰出時間撰寫學術論文。

他說,行政工作最重要的就是要提綱挈領,首先,要事先安排好人事與經費問題,例如,今年2月,經由先前了解每個人的能力,重新調派各個人員的工作職掌範圍,再來經費方面,必須確保今年經費沒有問題,同時需分派下一年的預算。

研究工作方面,曾元顯說,本學期一共要執行6個研究案,包含3個教育部委託的研究案,與3個產學研究案,透過每個禮拜和研究團隊開會,除了可掌握研究方向和進度之外,也傳承知識和經驗,持續推動研究運作。

最後,曾元顯表示:「IT人平常其實很難得到掌聲,除非系統必須要做得非常順暢、穩定和先進、和其他人溝通無礙,且規畫的時程都能達到,使用者慢慢就會知道這很困難,讚賞你的努力,終究有一天,IT人也可以成為英雄。」

因此,曾元顯也說,資訊中心的角色就像投手,投手扮演支援的角色,若堅持下去,不但可以壓制、控制住場面,也可提供球隊得分的機會,因此,IT部門也可以成為組織能否勝利的關鍵。

 
資料來源: iThome/ 報導日期: 2014-04-21 點閱人次: 453人
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