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2013-12-20
簡報製作與表達 現今職場不可或缺
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【校園記者歷史104賴允晨報導】「簡報,是一門化繁為簡讓人聽懂的藝術!」教發中心舉辦一系列的「TA主題講座」,並在12月18日邀請台大電機系葉丙成副教授,為大家講解實用的簡報製作與表達技巧。


  「簡報是你和老闆唯一的溝通管道,也是一次難得表現自己的機會,因為老闆通常時間有限,沒有空聽細節。」葉副教授舉出多項事實證明簡報製作的重要性,例如美國眾多名校皆將Tech.Comm列為重要必修,簡報技術是美國大企業內部訓練的重要項目等。

  一份成功的簡報需要具備三個要素,分別是一、策略擬定,也就是簡報內容的研究統整。二、簡報設計,包含投影片版面配置與動畫設計。三、傳遞發表,分為口語與肢體表達,三個要素平衡才是一份成功的簡報!

  在擬定策略上,首先要瞭解你的觀眾。觀眾是誰?他們為什麼要來?觀眾到底要什麼?觀眾到底懂什麼?如果無法回答上述問題,就代表還不夠了解聽眾,必須再多收集資料。根據不同觀眾,就必須有不同的簡報策略,葉副教授笑說:「終極奧義就是要做到『見人說人話,見鬼說鬼話』的程度。」

  在簡報設計上,有別於一般認為動畫都是加分的觀點,葉副教授主張以「有助理解」為前提,謹慎使用動畫。「字飛來飛去沒有幫助了解,不僅浪費你和觀眾的時間,也浪費觀眾寶貴的注意力。」葉副教授表示,動畫雖然很炫,但目的是要幫助聽眾了解內容,如果會分散注意力就不要使用。

  最後在傳遞發表上,同樣具備三大要素,就是「熱情」、「熱情」,還是「熱情」!「只要有熱情就成功80%!」葉副教授說。至於是哪種熱情?「想像你和男女朋友長期分隔兩地,終於重逢的心情!」葉副教授笑說「報告時就是要有那種很想告訴人家、興高采烈的心情。」至於報告熱情來源的關鍵,則往往取決於製作這項作品時投入多少心血。

  「簡報,是現今職場非常重要的技能。」感嘆於現在大學生上台報告時總是推三阻四,葉丙成副教授鼓勵同學盡量找機會嘗試,從觀眾的反應中,找出屬於自己報告的風格。「這件事等出社會後就來不及了,面對老闆你的壓力會很大,最後只能做出中規中矩的報告。」

  「實在的做事+熱情的簡報+機運=成功。」葉副教授最後使用這句話勉勵師大同學,不僅要懂得表現自己,還要認真做事,並且瞭解成功有運氣成分存在,就會時時懷有一顆謙卑的心。
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